z rozdziału praktycznego pracy dyplomowej
Zmieniające się warunki prowadzenia działalności bankowej, rosnąca konkurencja na rynku finansowym i rosnąca rola ograniczania kosztów działania przyczyniają się do zwrócenia większej uwagi na zagadnienie odpowiedniego ukształtowania struktury organizacyjnej, zarówno na szczeblu centrali, jak i sieci oddziałowej. Najlepszym tego dowodem są dokonywane ostatnio zmiany struktur organizacyjnych w największych bankach, zarówno w kraju, jak i za granicą, a także próby poszukiwania nowych rozwiązań strukturalnych dla banków połączonych w wyniku przejęć kapitałowych[1].
Każda struktura organizacyjna jest wynikiem podziału pracy między uczestników organizacji, podziału władzy w organizacji, czyli uprawnień decyzyjno-kontrolnych i koordynacji integrującej wymienione elementy w jedną całość. Istniejące jednostki organizacyjne połączone są wzajemnymi relacjami przybierającymi postać stosunków i oddziaływań, wśród których pierwszorzędne znaczenie mają oddziaływania przyczyniające się do powodzenia całej organizacji.
W strukturze organizacyjnej banku wyodrębnia się jednostki organizacyjne według kryterium zadań funkcjonalnych, natomiast z reguły nie wyodrębnia się ich pozycji ekonomicznej. Wiadomo, że niektóre jednostki banku z założenia prowadzą działalność komercyjną, natomiast inne nie. Niektóre jednostki generują tylko koszty i nie mają pola do działalności komercyjnej, jednak są niezbędne. Do nich zalicza się zdecydowaną większość jednostek centrali. Są jednak również jednostki banku, które tradycyjnie nie są uznawane jako komercyjne, natomiast prowadzą działalność nadającą się do takiego potraktowania i do rozliczania wyników[2].
Jednostki prowadzące działalność komercyjną, organizacyjnie i finansowo wyodrębnione, nazywane są ośrodkami lub centrami tworzenia zysku. Jako ośrodki tworzenia zysku można uznać:
- jednostki obsługujące klientów,
- jednostki centrali realizujące transakcje komercyjne,
- niektóre jednostki obsługi działalności podstawowej.
Klientów obsługują ekspozytury, filie, przedstawicielstwa, oddziały banku. Nie każda taka jednostka jest usamodzielniona na tyle, aby można uznać, że o jej wyniku finansowym przesądzają decyzje kierownictwa. Podstawą oceny ośrodków tworzenia zysku powinna być wielkość wypracowanego zysku. Natomiast ocena jednostek organizacyjnych, które z powodu rodzaju prowadzonej działalności nie mogą być traktowane i rozliczane jako ośrodki tworzenia zysku, musi być dokonana według innych kryteriów, z konieczności pozafinansowych.
Są jednostki banku, które pozyskują od klientów środki w dużych rozmiarach, ale nie mogą ich w całości zagospodarować. Określa się je jako oddziały depozytowe. Z kolei jednostki, w których sytuacja jest odwrotna – mają silnie rozwiniętą sprzedaż, natomiast nie posiadają dostatecznej ilości środków przez siebie zgromadzonych – określa się jako oddziały kredytowe. Mechanizmy księgowe kumulują całość zasobów pieniądza, powstają więc zasoby ogólnobankowe. Umożliwia to dysponowanie wolnymi środkami przez jednostki potrzebujące, jeśli nawet same wcześniej ich nie zgromadziły. Wykorzystanie następuje w jednostce potrzebującej bez pytania innej o zgodę i bez księgowania odpłatności za użyczenie środków. W takiej sytuacji całe koszty pozyskania środków od klientów osadzają się w jednostce, która je zgromadziła nawet wtedy, gdy z jakichkolwiek powodów ich nie wykorzystała, natomiast dochody z odsprzedaży tych środków czerpie inna jednostka. Fakt ten powoduje zniekształcenie wyników poszczególnych jednostek.
Jak już wspomniano w rozdziale I tej pracy, strukturę organizacyjną BGŻ S.A. tworzą:
- Centrala,
- Oddziały,
- Oddziały regionalne,
- Biuro Maklerskie,
- Centrum Szkoleniowo – Konsultacyjne,
- Przedstawicielstwa zagraniczne.
Ze względu na zakres wykonywanych funkcji, oddziały dzielą się na:
- oddziały samodzielne,
- oddziały nadrzędne,
- oddziały podległe.
Przedstawiony podział oddziałów jest kategorią wewnątrz organizacyjną, nie mającą odzwierciedlenia w nazwie[3].
Struktura organizacyjna podlega utrwaleniu w określonych dokumentach, takich jak regulaminy organizacyjne, opisy stanowisk pracy, schematy organizacyjne i inne. Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym BGŻ S.A[4] oddział organizuje i prowadzi sprzedaż usług bankowych oraz pozyskiwanie nowych klientów. Oddział odpowiada również za: organizowanie, ilość, jakość i efektywność sprzedaży usług bankowych, zgodnie z zadaniami wynikającymi z planu ekonomiczno-finansowego. Do zadań oddziału, związanych z bezpośrednią obsługą klienta, należy w szczególności[5]:
- otwieranie i prowadzenie rachunków złotowych i walutowych oraz ich obsługa,
- obsługa kasowa klientów,
- udzielanie kredytów i pożyczek oraz administrowanie nimi,
- udzielanie oraz przyjmowanie gwarancji bankowych i poręczeń złotowych i dewizowych,
- skup i sprzedaż walut, skup i inkaso czeków w obrocie z zagranicą,
- przyjmowanie wniosków i dystrybucja kart bankowych,
- przechowywanie przedmiotów i papierów wartościowych oraz udostępnianie posiadanych skrytek sejfowych,
- kompleksowa obsługa klientów uznanych za ważnych dla Banku lub oddziału,
- przeprowadzanie rozliczeń w obrocie krajowym i zagranicznym,
- świadczenie innych usług bankowych.
Do zadań oddziału należy również:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdawczości finansowej oddziału,
- prowadzenie spraw związanych z zasilaniem i odprowadzaniem nadwyżek gotówki,
- prowadzenie działalności promocyjnej i marketingowej,
- nabywanie i zbywanie wierzytelności pieniężnych,
- prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem oddziału (sprawy organizacyjne, kadrowe, szkoleniowe, socjalne, prawne, kontroli wewnętrznej, infrastruktury, zabezpieczenia itp.).
Szczegółowe zadania oddziału oraz jego strukturę wewnętrzną określa dyrektor oddziału w regulaminie organizacyjnym opracowanym na podstawie ramowych struktur organizacyjnych i zakresów zadań komórek organizacyjnych oddziałów oraz regulaminów wzorcowych wprowadzonych zarządzeniem Prezesa Zarządu Banku.
Wszystkie jednostki organizacyjne Banku wykonują zadania i nadzorują ich wykonanie w podległych komórkach w zakresie[6]:
- stosowania i przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa i przepisów wewnętrznych Banku, procedur, zasad oraz rozwiązań systemowych i organizacyjnych,
- dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w ramach posiadanych kompetencji,
- prowadzenia ewidencji księgowej według zasad wynikających z planu kont Banku i innych przepisów,
- współpracy przy realizacji zadań z innymi jednostkami organizacyjnymi Banku,
- współpracy z NBP, z właściwymi komórkami innych banków i innymi instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizacji zadań Banku,
- sporządzania sprawozdawczości dla potrzeb zewnętrznych i wewnętrznych oraz analiz, ocen i prognoz,
- dokonywania rozliczeń z urzędami skarbowymi, ZUS i innymi organami władz publicznych,
- organizowania i wykonywania kontroli wewnętrznej,
- załatwiania skarg i wniosków,
- innym, zleconym przez Zarząd Banku, członka Zarządu Banku lub dyrektora zarządzającego.
Do obowiązków i kompetencji dyrektora jednostki organizacyjnej Banku należy w szczególności[7]:
- planowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji zadań jednostki,
- nadzór nad prawidłową i sprawną obsługą klientów,
- nadzór nad bezpieczeństwem wykonywania czynności kasowo-skarbcowych,
- nadzór nad zabezpieczeniem ochrony informacji stanowiących tajemnicę służbową i bankową,
- zapewnienie ochrony informacji w systemach przetwarzania oraz ochrony danych osobowych,
- nadzór nad zabezpieczeniem ochrony osób i mienia jednostki oraz ochrony przeciwpożarowej,
- realizowanie polityki w zakresie doboru, wynagradzania i szkolenia pracowników,
- wydawanie zarządzeń wewnętrznych,
- zapewnienie przestrzegania ogólnie obowiązujących i wewnętrznych przepisów poprzez organizowanie kontroli wewnętrznej.
Niezależnie od postanowień wymienionych wyżej, w granicach określonych w odrębnych przepisach, do kompetencji dyrektorów oddziałów należy w szczególności:
- ustalanie oprocentowania depozytów, lokat i kredytów,
- ustalanie wysokości prowizji i opłat bankowych,
- podejmowanie decyzji kredytowych.
Dyrektor jednostki organizacyjnej Banku może przekazać swoje kompetencje podległym pracownikom w zakresie określonym w odrębnych przepisach. Dyrektor oddziału nadrzędnego ustala wewnętrzną organizację oddziału podległego. Oddział podległy może wykonywać uprawnienia wynikające z przepisów wewnętrznych Banku określających kompetencje jednostki organizacyjnej w zakresie ustalonym przez dyrektora oddziału nadrzędnego.
Regulaminy jednostek organizacyjnych Banku powinny normować w szczególności[8]:
- zadania i wewnętrzną strukturę organizacyjną,
- zakres zadań i obowiązków dyrektorów i ich zastępców oraz innych pracowników na stanowiskach kierowniczych,
- wykaz spraw zastrzeżonych do wyłącznej kompetencji dyrektora,
- podział kompetencji w zakresie podejmowania decyzji oraz podpisywania pism i dokumentów,
- szczegółowe zadania wewnętrznych komórek organizacyjnych oraz obsadę etatową tych komórek,
- organizację i zasady funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej,
- zasady współpracy komórek organizacyjnych oraz zasady obiegu dokumentów.
BGŻ S.A. Oddział w Głogowie w dniu 1 stycznia 1997 roku funkcjonował jako odział operacyjny, oddziałem podległym[9] stał się z dniem 1 stycznia 2001 roku, jego oddziałem nadrzędnym[10] ustanowiono Oddział w Legnicy.
[1] Szerzej na temat: I. Kokoszka, Wielkie potrząsanie bankowymi strukturami, w: Bank 1998, nr 3, s. 8-11
[2] M. Rajczyk, Skuteczność banków komercyjnych, Kryteria – Czynniki – Metody, Częstochowa 1996, s. 198
[3] Uchwała nr 48/B/99 Zarządu banku Gospodarki Żywnościowej Spółka Akcyjna z dnia 15 lipca 1999r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Banku Gospodarki Żywnościowej Spółka Akcyjna. Przed jej wprowadzeniem obowiązywał podział oddziałów na wojewódzkie i operacyjne – uchwała nr 10/B/94 z dnia 3 listopada 1994r. z późniejszymi zmianami.
[4] Uchwała nr 48/B/99 Zarządu BGŻ S.A. z dnia 15 lipca 1999r.
[5] Ibidem, §12
[6] Ibidem, §18
[7] Ibidem, §22, ust. 3
[8] Ibidem, §23, ust. 2
[9] Przez oddział podległy należy rozumieć oddział podporządkowany organizacyjnie oddziałowi nadrzędnemu i działający według zasad określonych dla filii posiadających własny numer rozliczeniowy.
[10] Przez oddział nadrzędny należy rozumieć oddział, któremu przyporządkowany został organizacyjnie oddział działający według zasad określonych dla filii posiadających własny numer rozliczeniowy.